Z dniem 1 stycznia 2019 roku zaczęła obowiązywać nowelizacja Kodeksu Pracy w takich aspektach, jak: sposób wypłacania wynagrodzeń za pracę, prowadzenia akt osobowych oraz ich przechowywania. Jeżeli dana firma powierzy też sprawy kadrowo-finansowe podmiotowi zewnętrznemu, to outsourcing kadr i płac zwolni ją z obowiązku monitorowania bieżących zmian w zakresie regulacji kadrowo-płacowych. Jest to duże ułatwienie w prowadzeniu dokumentacji wielu przedsiębiorstw.

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy

Dotychczas podstawową formą wypłaty wynagrodzenia była gotówka. Każda inna forma wypłaty obligowała pracodawcę do zdobycia od pracownika pisemnej zgody lub doprowadzenia w tej sprawie do regulacji układu zbiorowego pracy. Z dniem 1 stycznia 2019 roku wypłaty będą prowadzone w postaci przelewów bankowych, chyba że pracownik szczególnie przywiązany do form tradycyjnych wypłacania wynagrodzenia złoży specjalny wniosek o dokonywanie wypłat do rąk własnych. Teraz na podstawie artykułu 22. Kodeksu Pracy do 21 stycznia 2019 roku każdy pracownik jest zobligowany do podania pracodawcy numeru swego aktualnego rachunku bankowego lub złożenia specjalnego wniosku o gotówkowe wypłacanie wynagrodzenia.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych pracowników

W 2019 roku w życie wchodzą także zmiany w obszarze prowadzenia akt osobowych pracowników. Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy pracodawca musi zadbać o prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczących stosunku pracy. Przepis precyzuje sposób zamiany akt papierowych na elektroniczne. Za prawidłowe odwzorowanie dokumentacji papierowej w wersji cyfrowej uważane będą dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub (również kwalifikowaną) pieczęcią cyfrową. Tylko te sposoby cyfryzacji dokumentów osobowych pracowników uznawane będą teraz za prawne. W razie potrzeby dokumentacja elektroniczna będzie mogła być drukowana i przedstawiana uprawnionym do tego służbom państwowym, na przykład prokuratorze lub policji, w postaci jej wydruku. Wraz z rokiem 2019 zmienia się również układ akt osobowych i w miejsce części A, B i C, akta pracownicze podzielone będą na części A, B, C i D. Część D zawierać ma dokumenty mówiące o ponoszeniu przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, co sprzyjać powinno usuwaniu z dokumentacji śladów kar i ich zatarcia. Zmianie podlegać będą również informacje zawierane w części B i inne szczegóły, świadczące o stosunku pracy. Jak twierdzą autorzy projektu zmian, nowe regulacje sprzyjają interesom pracowniczym.

Warto korzystać z outsourcingu kadr i płac

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na korzystanie z usług firmy outsourcingowej, w razie kontroli skarbowych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Państwowej Inspekcji Pracy, to firma zewnętrzna bierze na siebie odpowiedzialność odszkodowawczą i jej elementy wynikające z Kodeksu Karnego (w sytuacji nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia ksiąg lub ich niezgodności ze stanem faktycznym). Podmiot zewnętrzny odpowiada bowiem za szkody poniesione przez klienta, czyli pracodawcę powierzającego podmiotowi zewnętrznemu prowadzenie spraw kadrowych i płacowych, jeżeli doszłoby do zaniechania zawinionego przez jego usługobiorcę. W mocy pozostaje także zasada, że pracodawca ma prawo wnioskować o odszkodowanie od firmy outsourcingowej na ścieżce postępowania cywilnego. Nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym zwolni nas z obowiązku ciągłego śledzenia zmian w regulacjach odnoszących się do zatrudniania pracowników.

Inspirowane: Mddp-outsourcing.pl – firma outsourcingowa Warszawa

Reklama

Reklama

Polecamy