Wiele dokumentów znajdujących się w archiwach firm ulega dezaktualizacji. Wówczas trzeba się ich pozbyć w sposób, który nie pozwoli na ujawienie danych niepowołanym do tego osobom. Z pomocą przychodzą firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów. Sprawdźmy, na co zwrócić uwagę, aby usługa została wykonana w sposób profesjonalny oraz bezpieczny.

Dlaczego tak ważne jest bezpieczne niszczenie dokumentów?

W dzisiejszych czasach informacja to jeden z najbardziej cenionych zasobów. Ciągła konkurencja na rynku sprawia, że firmy starają się podstępem wykradać dane swoich przeciwników. Posiadanie w swoich zasobach danych klientów wiąże się z tym, że trzeba należycie dbać o ich ochronę.

Nie warto ryzykować ujawnienia informacji, gdyż skutkuje to karami finansowymi, a nawet pozbawieniem wolności. Ponadto, niszcząc dokumenty, które uległy dezaktualizacji, zdobywasz miejsce dla nowych. Jednak, jaki jest największy plus wynajęcia specjalnej firmy? Niszczenie dużych ilości dokumentów to nie tylko poniesione koszty, ale też stracony czas. Powierzenie tego zadania profesjonalistom zapewni bezpieczeństwo i oszczędności.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy?

Przede wszystkim firma powinna być oficjalnie zarejestrowana. Wówczas mamy pewność, że nie są to oszuści, którzy tylko czekają na dostęp do poufnych danych. Nie trzeba się także martwić o to, że proces niszczenia zostanie przeprowadzony w sposób niezgodny z prawem. Oferowane usługi nie powinny ograniczać się tylko do niszczenia dokumentacji papierowej. Profesjonalna organizacja z powodzeniem zajmie się także magnetycznymi i optycznymi nośnikami danych, takimi jak płyty CD/DVD, dyski twarde, a nawet karty kredytowe.

Proces niszczenia powinien odbywać się w sposób profesjonalny od początku do samego końca. Aby tak było, należy stosować się do poniższych kroków, z zachowaniem procesu bezpieczeństwa oraz anonimowości.
1. Odbiór dokumentów do niszczenia

Pracownik firmy powinien zjawić się w dogodnym do klienta miejscu, w ustalonym czasie. Dokumentacja powinna zostać odebrana firmowym samochodem. Niedopuszczalne jest wynajmowanie zewnętrznych firm kurierskich, które nie mogłyby być odpowiednio nadzorowane. Kontenery przeznaczone na dokumenty  muszą być zamykane jednorazowymi plombami z indywidualnym numerem. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że pojemnik nie zostanie kilkakrotnie otwarty oraz że dokumenty nie ulegną zagubieniu. Pojazd transportujący powinien być wyposażony w kamery umożliwiające monitoring w czasie rzeczywistym.

2. Niszczarnia

To miejsce, w którym następuje cały proces niszczenia dokumentacji. Powinno być wyposażone w kamery, aby można było zdalnie obserwować procedurę. Profesjonalna firma pozwoli klientowi oddelegować osobę, która będzie nadzorować cały proces. Jeśli firma nie zgadza się, aby ktoś towarzyszył pracownikom w trakcie transportu lub niszczenia, lepiej zrezygnować z usługi.

3. Proces niszczenia

Urządzenia niszcząco-prasujące muszą bezwzględnie być zgodne z obowiązującymi normami. Tylko wtedy będziemy mieć pewność, że cały proces jest przeprowadzony w odpowiedni sposób. Na każdym etapie powinna zostać sporządzona odpowiednia dokumentacja (zlecenie niszczenia, protokół przekazania, certyfikat niszczenia, nagranie na CD/DVD). Aby mieć pewność, że wszystko zostało wykonane należycie, najlepiej zdecydować się na firmę, która oferuje nagranie całego procesu na płytę CD lub DVD.

Jakie korzyści daje usługa niszczenia dokumentów?

  • Nie trzeba inwestować w specjalistyczny sprzęt do niszczenia, co obniża koszty wykonania usługi.
  • Niszczenie odbywa się zgodnie z rygorystycznymi zasadami bezpieczeństwa i zachowaniem poufności, dzięki czemu masz pewność, że dokumentacja zostanie trwale zniszczona.
  • Pojemniki na dokumenty są zabezpieczane specjalnymi jednorazowymi plombami, co uniemożliwia dostanie się do nich osobom niepowołanym.

Odpowiednie wybranie firmy niszczącej dokumenty to klucz do sukcesu. Tylko z pomocą profesjonalistów dokumentacja zostanie zniszczona trwale i w odpowiednich warunkach. Właśnie dlatego należy dobrze przyjrzeć się zakresowi oferowanych przez poszczególne zakłady usług.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/